пятница, 5 февраля 2016 г.

Документы в системе Go-System

Договор


Система Go-System позволяет вести не бухгалтерский, а первичный учёт. В проекте указываются сроки выполнения договора, оттуда по ссылке можно сразу его посмотреть. Шаблоны типовых документов есть в системе. Например, дополнительные соглашения. Сюда можно добавлять субподрядные договора, вносить акты и фиксировать факты их получения. Эти данные при необходимости переносятся в SAP, 1С или другую систему, чтобы повторно не вносить вручную.

Отчёт


Самый большой отчёт – это «Отчёт о выполнении проектно-изыскательских работ». Здесь есть информационный и финансовый блоки, а также блок «Проектирование». Вносятся плановые и фактические стоимости работ, финансовые данные о выполнении, блок ИРД, укрупнённый блок выполнения ПИР.

Этот отчёт создан по просьбе заказчика, раньше они его создавали вручную. Можно формировать отчёт по конкретному подразделению, например. Здесь видно сотрудников и процент завершения их работ по проектам. Любое проектное задание может быть поставлено на паузу, исполнитель может указать причину паузы. Заказчик будет это видеть в системе.

Справочники


«Организации», «Пользователи», – стандартные справочники в Go-System. Есть справочник шаблонов и типовых документов, справочник договоров. Если у вас есть определённый маршрут согласования документа, его можно сохранить как шаблон, чтобы не вносить вручную. Доступно создание типовых структур проектов. 

Справочники настраиваются для любой проектной организации. И мы считаем это нашим основным преимуществом: система обновляется и настраивается быстро, без необходимости перепроектирования. Заниматься настройкой может обычный пользователь. 

Архив


Концепция системы подразумевает, что архив появляется по мере проектирования. В архиве хранятся файлы «в формате разработки» и «готовые», которые можно подписать и потом уже не изменять. Кто-то сохраняет коллекцию файлов, кто-то предпочитает сохранять все готовые документы в один pdf-файл. 

Полнотекстовый поиск позволяет находить в системе все документы, в том числе – тексты приложенных документов (исходных документов и электронных подлинников). Это удобно, чтобы использовать готовые документы для разработки новых.

Более подробную информацию о продукте Go-System вы можете узнать по телефону +7 (812) 385-05-00.

четверг, 4 февраля 2016 г.

Выполнение заданий в Go-System

Выполнение заданий в Go-System


Рассмотрим задание на проектирование, направленное ГИПом в отдел. Обычно задания, которые выдаются проектировщикам, предполагают, что раз в неделю (или чаще) они должны указать процент выполнения. Также у задания может быть плановый срок выполнения; по каждому заданию на проектирование указываются вехи (завершение какой-то технологической части, например), чтобы проектировщик мог планировать свою работу. Процент выполнения рассчитывается по двум этим параметрам. Эта информация отображается также в виде диаграммы Ганта. 

Кнопка «План» –
переход к диаграмме Ганта.


Когда проектировщик завершает работу над своим уловным «чертежом», он сохраняет в систему готовый документ в формате разработки или в готовом формате pdf. Это делается через Win-клиент Go-System. Файлы для просмотра сохраняются в формате pdf/a. Документы хранятся на SVN-сервере, который позволяет отслеживать версионность файлов. В базе данных системы хранятся ссылки на документы. На готовых чертежах согласовывающий специалист может оставлять пометки и замечания для исполнителя, а подписать их можно встроенными средствами или электронной подписью. Например, с помощью драйвера CryptoPro.

В задании на проектирование есть модуль «Переписка», чтобы входящая и исходящая переписка всегда была под рукой (например, письма от государственных учреждений). Достаточно указать отправителя (выбрать из справочника) и внести входящий номер. Поддерживаются форматы tif, pdf и другие. Ограничений по объёму одного файла нет.
По каждому заданию на проектирование ведётся автоматический протокол процесса согласования. Блок согласования всегда можно посмотреть: кто и когда отправил, когда согласовал.

В следующем посте о Go-System мы расскажем о документах, с которыми пользователь может работать прямо в системе.

Более подробную информацию о продукте Go-System вы можете узнать по телефону +7 (812) 385-05-00.

среда, 3 февраля 2016 г.

Go-System. Меню и выдача заданий

Что? Go-System – российская  PDL–система управления инженерными проектами.

Для кого? Go-System включает модули и для заказчиков проектной документации, и для их подрядчиков, и даже для субподрядчиков. На уровне проектного института в ней могут работать все: от главного инженера, ГИПа и  начальника отдела до начальников группы нормоконтроля и архива.

Как? Система работает на веб-технологии, её можно просматривать через любой браузер. Также есть Windows-клиент и приложение для устройств на iOS.

Меню


Первая страница системы имеет два горизонтальных меню с вкладками. Верхнее меню содержи основые элементы управления. В левом верхнем углу расположено окно поиска по системе (предусмотрен поиск по текстам во всех вложенных чертежах). Колокольчик показывает всплывающие уведомления. Рядом с ним отображается информация об авторизованном пользователе и кнопка выхода.

Второе меню с картинками позволяет быстро ориентироваться в системе. 
По умолчанию первой всегда открывается вкладка «Мои задания». Здесь видны новые входящие задания, текущие задания «В работе», задания «На контроле» и «Черновики».

Внимание, выдаю задание


Заказчику проектной документации интересна в первую очередь вкладка «Задания на проектирование». Чтобы создать новое задание, нужно:
  1. Заполнить основную информацию о нём, выбрав из справочника вид проектирования и класс объекта. Эти параметры сразу выдают заказчику перечень исходных данных, которые он должен предоставить разработчику. 
  2. Затем из списка контрагентов нужно выбрать исполнителя. Это удобно и быстро. Вводим наименование задания на проектирования. Кнопка «Требовать отчёт о выполнении» означает, что выполнение задания подтверждает лично заказчик.
  3. Плановые даты начала и завершения задания – это пожелания заказчика. Можно указать конкретную дату, месяц, квартал или даже полугодие. Это нужно на случай, если у проекта нет планирования по дням. 
  4. Поле «Источники финансирования» заполняется, если уже определены лимиты финансирования. Указывается тип задания (что именно нужно разработать): проект, предпроект, расчёт ПИР.
Когда все пункты описания проекта заполнены, становится видно, какая информация от заказчика ещё нужна. Все исходные данные разбиты по тематическим блокам. Вид исходных данных можно пометить звёздочкой, тогда он будет помечен как обязательный.

Система фиксирует фактическую дату внесения ИРД. И есть дата принятия ГИПом документов от заказчика. Здесь видно, например, что ГИП данные не принял и указал время, когда они ему будут нужны. Так снимается путаница с исходными данными, их актуальностью и временем внесения в систему. По каждому пункту ИРД ведётся автоматический протокол: кто принял данные (по фамилиям).

В меню проекта видна структура проекта, права доступа к проекту (можно подключить субподрядчика, дать ему доступ к ИРД и возможность внести результат работы в систему). Здесь видно разделы проекта, все задания в рамках разделов, файлы по этому проекту, список исполнителей. 

У каждого проекта в системе есть параметр «процент завершения». Расчёт завершения проекта ведётся автоматически. Доступы обычно распределяет ГИП. Если в рамках проекта он кому-то выдает задание, исполнителю автоматически выдаётся доступ к системе. Можно добавить доступ и выдать права «принудительно», то есть до выдачи задания.

Для каждого задания на проектирование уже в проектном институте создаются подчинённые задания. ГИП выдает задания в отделы. Если происходят изменения исходных данных, проектировщик видит их вместе со всеми участниками проекта.

Номер заданию выдаётся автоматически, формат номера проекта может быть настроен самим пользователем. К каждому заданию добавляется лист согласования, причём согласовывать документы можно последовательно или параллельно.

В следующем посте о Go-System мы коротко расскажем о процессе выполнения задания на проектирование.

Более подробную информацию о продукте Go-System вы можете узнать по телефону +7 (812) 385-05-00.